導入前の課題感

―大木様が以前グループ会社に在職されていた頃に、データ作成をお手伝いさせていただいいたことがご縁でECハウスに異動後もご活用いただけいております。

大木部長様　元より弊社はイベントなどを手掛ける会社ですが、当時の社長が前職の旅行業の現場でありがちな担当者自身の仕事の煩雑さや忙しさにより本来の営業活動ができていない、ということに課題感をもっておりました。そこで、グループ会社として役に立てることが無いかを模索し、旅行現場が抱えるアンケート業務や様々な大会の運営事務局業務の引き受けを始めました。

栗原課長様　元より我々は旅行業については経験がありませんでした。申込書からリストを作成する業務をパケットシェアリングに依頼できるようになったことで、他のコア業務に充てられる時間が増えたことと、残務に対する負担感から解放されたことが大変ありがたかったです。今ではある程度AIを使って内製化できるようになりましたが、導入当初にエクセルでものすごく細かいマクロを組んでいただいた時は、驚きました。

福森様　アンケート業務の場合、各団体の行程表から利用施設の情報を拾ってリスト化するという膨大な作業がありますが、パケットシェアリングでリスト化をしていただくことでスケジュールが固定化され、ルーティン業務に落とし込むことができるようになりました。

―いろいろなところでお役立ていただきありがとうございます。パケットシェアリングを選ぶ理由がございましたら教えてください。

パケットシェアリングを選ぶ理由

大木部長様　当社は旅行会社ではないのでグループ会社から旅行関係の業務を引き受けても習熟していない部分が多く、旅行業の専門サービスであるパケットシェアリングで対応してもらったほうがよいと考えました。

栗原課長様　もしも一般の業務委託会社に外注していたら、説明が上手く伝わらずこのようにうまく連携出来なかったかのではないかと思います。パケットシェアリングでは旅行業をよく理解されている方が受けていただけるので非常に心強いです。

導入された効果

栗原課長様　お願いしたことによって残業は確実に減りました。もしお願いしていなければ、残業はおろか納期通りに回せていなかったのではないかと思います。

福森様　集計業務を社内で行うと完全に一人日がその業務でつぶれてしまうほどの物量になることもあるので、確実に工数の圧縮にはつながっています。

―弊社が連携させていただくことで、収益拡大につながる時間が捻出でき、働く皆さまの精神的・肉体的負荷軽減につながっているのであれば大変嬉しく思います。今後もお役だていただければ幸いです。

大木部長様　アンケート集計のような業務はある程度先読みができるので、年間通して計画的にリソース配分することが可能ですが、一方で大会事務局業務のようなものは発注が間際でスケジュールがタイトになりがちです。しかしそのような引受業務においても数をこなすことでパケットシェアリングでの工数がある程度見込めるようになってきましたので、弊社としては業務改善につながってきています。

―突発性のお引き受けだと全てを納期通りに受けられない場合も出てきますが、御社リソースと調整させていただき、最大限の協力体制を引いてゆければと考えております。

その他ご意見

栗原課長様　現在は学会などの仕事でも対応していただいています。WEBのエントリーシステムへの代理登録業務ですが、そういうスポット業務にも臨機応変に対応していただけて、大変助かっています。この業務の担当者はパケットシェアリングへの発注がはじめてだったのですが、オンラインで簡単な打ち合わせをするだけで対応していただけたので、ハードルの高さはまったくありませんでした。

福森様　現在私は時短勤務なのですが、17時に締めて翌朝までに納品をパケットシェアリングで対応していただいています。これは、内製化しようとすると必ず残業になる仕事なので助かっています。また、フォーマットがバラバラな内容の指示でも都度指示をしなくてもきちんと読み取って対応いただけているのも助かります。

坂口様　こちらからの指示の出し方によって成果物がイメージとずれないように、定期的に振返りミーティングを行うことでお互い改善できる機会を持てたらよいと思います。素材はそろっていても作業を行うマンパワーと時間が足りていないような事態において、非常に助かっています。

参考：（外部サイト）株式会社イベントアンドコンベンションハウス